Dataskyddspolicy
Behandling av personuppgifter
Denna information beskriver hur Strandbergs Fastigheter AB behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandling av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du blir erbjuden bostad hos oss, när du är hyresgäst hos oss och även en tid efter att ditt hyreskontrakt har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. Informationen gäller dig som har lämnat en intresseanmälan till oss eller bor i någon av våra bostäder antingen som kontraktsinnehavare eller medboenden. GDPR (General Data Protection Regulation) är en EU-förordning som började gälla i hela EU den 25 maj 2018. Med anledning av GDPR anser vi att det är viktigt att du vet vilka rättigheter du har som vår hyresgäst och hur vi behandlar dina personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig
Strandbergs Fastigheter AB org.nr. 556768-8683 är personuppgiftsansvariga för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Vi är ansvariga att behandling av personuppgifter sker på lagligt sett. Det innebär bland annat att Strandbergs Fastigheter AB skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig.
Har du några frågor är du välkommen att höra av dig till oss via: info@strandfast.se. Skulle du anse att vår behandling av dina personuppgifter sker i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning har du även rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
Vilka uppgifter samlas in och behandlas?
När du gör en intresseanmälan
Under tiden du söker bostad hos oss samlar vi in och behandlar dina
personuppgifter för att administrera din intresseanmälan. Det gör vi för att vi
har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. En
intresseanmälan innehåller personuppgifter som namn, kontaktuppgifter (telefonnummer,
mejladress), nuvarande adress och hyresvärd. Uppgifterna ligger kvar så länge
du söker bostad hos oss. Om du inte längre är intresserad av bostad hos oss kan
du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad hos oss När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. ditt personnummer, samordningsnummer eller motsvarande identifikationskod, uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Det kan vara referenser från och tidigare hyresvärdar, kommuner och myndigheter och i vissa fall från andra hyresvärdar om Strandbergs Fastigheter köper en fastighet där du har varit hyresgäst. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna samt eventuell förekomst av säkerhet t.ex. borgesman.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss p.g.a. att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.
Under hyresförhållandet När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra ditt hyresgästavtal, underlätta vårt hyresförhållande, göra nödvändiga anpassningar i lägenheter, skicka ut hyresavier, administrera din hyresbetalning, för att hyresförhandla samt eventuellt kunna inhämta uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme. Vi behandlar dina personuppgifter när vi kommunicerar med dig i olika ärenden, när du kontaktar oss via mejl, deltar vid hyresgästmöten eller evenemang vi anordnar samt uppgifter som du lämnar till oss i samband med felanmälan, löpande underhåll och förvaltning av fastigheten eller när vi utför jourtjänster.
Vi behandlar identifikationsnummer så som kontraktsnummer, internt- och officiellt lägenhetsnummer. Andra personuppgifter som kan behandlas under hyresförhållandet är: uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser, bilder inom ramen för kamerabevakning, boknings- och passageloggar i gemensamma utrymmen kopplat till din elektroniska nyckel, hälsouppgifter i samband med evakuering, bostadsanpassning och utredning av lägenhet som kräver information om hälsouppgifter, t.ex. OVK-utredning, uppgifter om anställning och ekonomiska förhållande vid begäran om byte av bostad och språkpreferenser som inte innebär uppgift om etnicitet. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi t.ex. att kontrollera att du studerar.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för hyresförhållandet. Vi lämnar enbart ut personuppgifter till annan part i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd
Samtycke
Vid behandling av känsliga personuppgifter som kräver samtycke inhämtar vi det
separat.
När är hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial (t.ex. betalningar) kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
Hur länge sparas dina uppgifter?
Vi behandlar information om dig som hyresgäst för att kunna ge den bästa servicen och vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för. Uppgifterna kan också sparas under den tid som krävs enligt gällande lagstiftning. Vi har löpande rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig och vi minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller när beslutet har upphört att gälla. Uppgifter som registreras i samband med störnings- och orosanmälningar sparas aldrig längre än två år och raderas således löpande under hyresförhållandet. Om hyresförhållandet upphör med anledning av misskötsamhet i boende kommer vi att spara följande uppgifter i två år efter det att hyresförhållande upphört, namn, personnummer, identifikationsnummer, avflyttningstidpunkt samt kort kommentar om avflyttningsorsak.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Du har rätt att få att (kostnadsfritt en gång om året) information och en kopia på vilka personuppgifter vi har om dig och hur vi behandlar dessa uppgifter. Din begäran behöver vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och innehålla uppgift om namn och personnummer. Vi behöver detta för att kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag eller personuppgiftsansvarig när det är tekniskt möjligt.
Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till viss personuppgiftsbehandling. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter som behandlades enbart med stöd av samtycket.
Strandbergs Fastigheter AB